Hiện nay, Email đã trở thành một kênh trao đổi thông tin quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Phương pháp liên lạc qua internet này có thể đem đến rất nhiều lợi ích thiết thực cho người dùng. Nhưng muốn sử dụng email hiệu quả thì trước tiên bạn cần hiểu rõ về nó.Tuy nhiên thói quen sử dụng dịch vụ email miễn phí đã khiến các doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều hiểm họa tiềm ẩn.
1. Dễ bị kẻ xấu mạo danh
Việc sử dụng email cá nhân để trao đổi thông tin với khách hàng độ rủi ro rất cao. Bất cứ ai cũng có thể tạo một tài khoản tương tự và giả mạo bạn. Sẽ gây ảnh hưởng xấu đến công việc kinh doanh hoặc một vài vấn đề quan trọng về tài chính, nội bộ công ty. Đối với những kẻ có ý đồ ngay từ đầu, bạn sẽ bị lọt vào danh sách mục tiêu và email hoàn toàn có thể bị hack bởi những hacker chuyên nghiệp. Cách tốt nhất để bạn tránh khỏi nguy cơ này là sử dụng email tên miền riêng của công ty. Email doanh nghiệp có khả năng bảo mật rất cao, đồng thời có thể khôi phục dữ liệu khi không may gặp sự cố.
2. Thiếu chuyên nghiệp, dễ đánh mất khách hàng tiềm năng
Với email cá nhân bạn có thể để đánh mất một đối tác quan trọng chỉ vì email hoặc tên email cá nhân không thực sự nghiêm túc, phù hợp với công việc. Ngoài ra, một vài email với mục đích quảng cáo, khuyến mãi sẽ dễ dàng bị xem là tin nhắn rác và không đủ độ tin cậy nếu dùng email cá nhân.
Email theo tên miền riêng công ty có uy tín luôn luôn nhận được sự tin tưởng lớn hơn từ bất kỳ ai. Dù là khách hàng hay đối tác, khi bạn làm việc dưới danh nghĩa là nhân viên của một công ty họ sẽ dễ dàng tiếp nhận và đánh giá cao sự chuyên nghiệp.
3. Nguy cơ mất dữ liệu và khó khăn trong quản lý thông tin
Việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp cùng ngành là điều không thể tránh khỏi. Và chẳng có gì đảm bảo là bạn sẽ không trở thành mục tiêu cạnh tranh không lành mạnh từ các đối thủ của mình. Và một email cá nhân không bảo mật từ nhân viên của bạn rất có thể trở thành cơ hội để đối thủ có ý định chơi xấu lợi dụng đánh cắp thông tin công việc. Điều này chắc chắn rất bất lợi khi bạn đang cạnh tranh cho một dự án tầm cỡ. Vậy thì lựa chọn khôn ngoan vẫn là nên tự bảo vệ mình bằng hệ thống mail bảo mật và riêng tư.
Một trong những tính năng mà email doanh nghiệp cung cấp là khả năng quản lý thông tin tập trung nhờ tài khoản quản trị theo dõi, kiểm soát luồng thông tin trên mail doanh nghiệp, cũng như dễ dàng tạo, khóa, hay chuyển quyền sử dụng khi có các thay đổi nhân sự xảy ra.
3. Email cá nhân không tương thích với nhiều thiết bị gây gián đoạn công việc
Sự lớn mạnh của internet đã xóa nhòa những khái niệm về không gian và thời gian trong công việc khi tạo ra khái niệm về môi trường làm việc di động. Tuy nhiên, để đáp ứng được yếu tố này thì cũng cần phải đảm bảo khả năng làm việc trên nhiều thiết bị kết nối với nhau. Các email cá nhân, email thông thường thường không có sẵn khả năng tương thích trên nhiều thiết bị khác nhau. Đối với các công việc quan trọng cần xử lý nhanh chóng, tức thì, các loại email này chắc chắn sẽ không thể đáp ứng được và gây ra sự chậm trễ, gián đoạn. Điều này không những gây thất thoát về kinh tế mà thậm chí còn có thể làm doanh nghiệp rơi vào tình trạng đình trệ, mất uy tín, gây tổn hại nặng nề.
Những điều trên cho thấy doanh nghiệp của bạn đang gặp bất lợi nghiêm trọng nếu chỉ sử dụng email cá nhân để làm việc bởi một hay tất cả các rủi ro trên đều có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Như vậy đã đủ thuyết phục để bạn lựa chọn sử dụng ngay một email với tên miền doanh nghiệp chưa nào? Không chỉ giúp Doanh nghiệp trở nên uy tín, chuyên nghiệp hơn trong mắt khách hàng, đối tác mà email doanh nghiệp còn đảm bảo thông tin được bảo mật, quản lý dễ dàng, tập trung và hỗ trợ nhiều ứng dụng hiện đại.
Để đề phòng những hiểm họa tiềm ẩn này, doanh nghiệp cần một giải pháp email toàn diện và khác biệt với những tính năng sau:
4. Giải pháp email toàn diện và khác biệt
– Tạo và quản lý email theo tên miền riêng, loại bỏ 100% nguy cơ giả mạo email
– Công nghệ điện toán đám mây và SMTP ưu việt đảm bảo tỷ lệ gửi email vào inbox lên tới 99%
– Giám sát và hỗ trợ kịp thời việc giao dịch email cho nhân viên thông qua tài khoản quản trị dịch vụ
– Dễ dàng kiểm soát email của nhân viên khi nghỉ việc, đổi mật khẩu, chuyển quyền truy cập hoặc cài đặt chuyển tiếp cho nhân viên khác
Giải pháp email chuyên nghiệp đến từ VNPT IDC phù hợp với mọi quy mô đối tượng doanh nghiệp/tổ chức sẽ đem lại một cách thức sử dụng, trải nghiệm và đánh giá hoàn toàn khác về kênh giao tiếp thông tin này, và quan trọng hơn hết là hoàn toàn để lại nỗi lo về các hiểm họa tiềm ẩn sau lưng. Chúng tôi là đơn vị cung cấp dịch vụ tên miền, dịch vụ email, máy chủ lớn tại Việt Nam, thành lập từ 2002, hiện đang cung cấp cho hơn 60,000 khách hàng. Dịch vụ email của chúng tôi là giải pháp toàn diện đáp ứng mọi nhu cầu về email của doanh nghiệp.
Đặc biệt Công ty áp dụng chính sách ưu đãi nhằm nâng cao trải nghiệm chất lượng dịch vụ của khách hàng khi hoàn tiền trong 30 ngày nếu khách hàng không hài lòng về dịch vụ và ưu đãi tới 20% phí dịch vụ email khi đăng ký.
